La digitalizzazione aziendale è diventata oggi una necessità primaria se si vuole mantenere un business competitivo all’interno del mercato. Non si tratta solo di seguire le mosse del governo, che negli ultimi anni ha sempre più spinto alla modernizzazione delle aziende tramite incentivi e disegni di legge, ma soprattutto di creare metodi innovativi all’interno della propria impresa che possano apportare un effettivo aumento della produttività. I dati parlano chiaro: i business in grado di applicare le innovazioni tecnologiche producono dal 30 al 50% in più.
E allora perché’ si fa ancora molta fatica a sveltire la digitalizzazione processi aziendali in Italia? La ragione principale è che modernizzare la propria azienda significa essenzialmente cambiare le metodologie usuali e iniziare ad utilizzare strumenti nuovi, strumenti digitali per aziende che spesso richiedono ulteriori competenze. Un passo non sempre accolto favorevolmente da dipendenti e collaboratori che si trovano a dover apprendere nuove conoscenze e a cambiare i soliti metodi di svolgimento. Una fatica che vale la pena di affrontare se si vuole mantenere la propria azienda efficiente e produttiva e, soprattutto, in grado di ridurre enormemente i costi.
Che cos’è la digitalizzazione?
Del termine digitalizzazione se ne sente parlare spesso ma non è a tutti ancora chiaro che cosa questo indichi precisamente. Prima di tutto bisogna precisare che non esiste un pacchetto preciso di metodologie da applicare alla propria azienda, ma si tratta piuttosto di un processo che richiede tempo e una previa valutazione delle specifiche necessità dell’impresa. Si possono però in generale delineare delle tecnologie comuni su cui basare questo cambiamento, alcune probabilmente già conosciute ed attuate, altre forse un po’ meno.
Gli strumenti digitali per aziende da adottare sono:
- il paperless, ovvero la conversione digitale di tutti i documenti cartacei. Anche se inizialmente la digitalizzazione dei processi aziendali può costare tempo, in realtà a lungo termine si guadagna sulla velocizzazione della reperibilità dei documenti, sullo spazio di conservazione e sulla possibilità di inviarli istantaneamente a più utenti. Un vero vantaggio, se si considera, in aggiunta, il risparmio della carta e dei costi di invio dei materiali;
- l’utilizzo della posta elettronica e della Pec, già obbligatorie per alcuni servizi amministrativi e fiscali. Ma anche il trasferimento di file in ftp e il fax virtuale inviato su mail;
- la fatturazione elettronica che, entrata in vigore dal primo gennaio 2019, prevede l’obbligo per liberi professionisti e imprese di registrare e inviare digitalmente i dati fiscali tramite un apposito software. Nonostante i discontenti iniziali, dovuti all’imposizione della nuova tecnologia, la e-fattura ha permesso ad aziende e imprese di iniziare a osservare più rigorosamente i propri flussi di denaro e registrare digitalmente i propri documenti fiscali;
- i metodi di trasferimento di denaro che avvengono virtualmente, senza l’utilizzo del contante. Il cambiamento si sta realizzando anche in Italia dove il governo ha imposto che i pagamenti verso i dipendenti si verifichino obbligatoriamente tramite mezzi tracciabili. Questo ha dato un’ulteriore spinta alle aziende di utilizzare nuovi strumenti digitali per aziende, come le carte prepagate virtuali che permettono di avere un quadro più generale in tempo reale di tutti i trasferimenti di denaro che avvengono verso e da dipendenti e collaboratori. Queste carte hanno semplificato enormemente la gestione fiscale dei trasferimenti dei fondi destinati a diversi progetti e aiutato nella difficile amministrazione dei rimborsi spesa.
Da non dimenticare, inoltre, per la digitalizzazione azienda la creazione di un sito internet relativo alla propria attività, sia per imprese che liberi professionisti, oggi diventato un must se si vuole avere una maggiore credibilità professionale o mantenersi visibili nel mercato. Ormai il passaparola vale sempre meno e i clienti si affidano più facilmente al sistema di feedback online.