Obbligo Fatturazione Elettronica: i vantaggi e le sanzioni

Perché la fatturazione elettronica obbligatoria?

L’obbligo fatturazione elettronica 2019 per le imprese che riguarderà lo scambio di documenti di fatturazione tra fornitore e acquirente che non avverrà più in formato cartaceo ma in un formato elettronico integrato.

La novità interessa tutti gli operatori economici, cioè i soggetti passibili di pagamento iva, i quali dovranno adeguare il proprio sistema di contabilità per poter emettere le e-fatture, o, in alternativa, possono rivolgersi a soggetti terzi. Questi ultimi si comportano da intermediari, tra fornitore e cliente e forniscono gli strumenti adeguati di supporto per la compilazione, la trasmissione e l’archiviazione a norma della e-fattura come richiesto dalla legge.

Non basta infatti eliminare il cartaceo e scrivere la fattura al computer per avere una vera fatturazione elettronica. Non si può parlare difatti di E-fattura quando dati non strutturati vengono emessi in formato PDF o word, né tantomeno quando fatture cartacee vengono scansionate o inviate via fax. Questi sistemi potrebbero fare risparmiare costi e tempi, abolendo la carta, l’elaborazione manuale della fatturazione o la spedizione, ma i veri vantaggi reali di eInvoicing derivano dal livello di integrazione fra utente e partner commerciali e tra i software di fatturazione e gli altri sistemi aziendali.

Per questo, la fattura elettronica propriamente detta deve avere alcuni requisiti fondamentali. I dati della fattura strutturati devono essere emessi in formato EDI( Electronic Data Interchange) o XML e devono utilizzare moduli web standard basati su internet. L’uso della firma digitale e la tracciatura del flusso delle fatture, permettono alla e-fattura di garantire l’autenticità dell’origine e garantiscono l’integrità del contenuto. Una vera fattura elettronica lo è per tutto il suo ciclo di vita. Questa novità oltre a promuovere un maggiore rispetto dell’ambiente permette alle aziende di risparmiare su tutto quello che riguarda la fatturazione cartacea, come ad esempio l’incombenza della distruzione documenti.

Fatturazione Elettronica: I requisiti essenziali dell’e-fatturazione

Compilare, firmare, trasmettere e conservare le fatture nel nuovo formato elettronico richiede che i fornitori si dotino degli strumenti necessari:
• fattura elettronica firma digitale obbligatoria
• identità digitale
• un account presso un conservatore accreditato.

La firma digitale fattura elettronica obbligatoria garantisce la paternità dei documenti che scambi in rete, attribuendo piena validità legale nonché autenticità alle tue dichiarazioni, esattamente come farebbe la tua firma autografa posta in calce a un documento cartaceo. Tutte le persone fisiche possono dotarsi di firma digitale, compresi dipendenti e amministratori di enti pubblici. L’Agenzia per l’Italia Digitale autorizza i certificatori accreditati a rilasciarti la tua firma digitale.

L’identità digitale è un unicum dello SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale)che ti permetterà di accedere a tutti i servizi online di P.A. e privati. Il sistema garantisce la protezione dei tuoi dati personali e quindi la tua privacy. Per ottenere le credenziali da utilizzare ad ogni accesso dovrai rivolgerti ad uno dei soggetti autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

L’Agenzia per l’Italia Digitale gestisce anche l’elenco dei conservatori accreditati. Il sistema di conservazione garantirà nel tempo la reperibilità dei documenti informatici proteggendone autenticità, leggibilità e integrità.

L’ultima finanziaria aveva sancito oltre all’obbligo fatturazione elettronica pa, inizialmente su base volontaria e reso obbligatorio nel 2014, anche a soggetti privati. Questo, perché la fattura emessa in formato elettronico può transitare nel Sistema di Interscambio nazionale del Ministero dell’Economia e Finanze come flusso di documenti contabili tra fornitori e cliente finale, e consente un’esclusiva attività di monitoraggio e controllo.

Sanzioni e inadempimenti della fatturazione elettronica

Quanto alle sanzioni, in sede di conversione definitiva del D.L. 79/2018, si può legittimamente prevedere che verranno applicate a partire dal 1 gennaio 2019, per dare a tutti i soggetti interessati il tempo di adeguarsi e organizzarsi. La moratoria comprenderà i casi di fatturazione cartacea emessa al posto di quella elettronica, ma anche i casi di ritardo nell’emissione della fattura e quelli di “omissione” per rifiuto della fattura da parte del sistema.

Una volta chiariti alcuni dettagli dell’iter attuativo, le sanzioni che potrebbero colpire gli inadempienti potrebbero essere quelle richiamate dal D.Lgs 127/2015 e colpire il contribuente ritardatario o omissivo:
• con un aggravio che va dal 90 al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato;
• con una sanzione da 250 a 2000 euro quando il ritardo di invio della fatturazione non incide sulla corretta liquidazione del tributo.

Fatturazione elettronica: I vantaggi di una vera e-fattura

L’obbligo fattura elettronica 2019 per le aziende, permette loro di gestire correttamente l’IVA e altre imposte senza incorrere nelle sanzioni che verranno via via chiarite dai decreti attuativi. Nel frattempo sarà utile riassumere tutti i vantaggi della fatturazione elettronica rispetto al PDF:

• elevato grado di automazione;
• conferma di ricezione al mittente da parte del destinatario;
• le fatture PDF possono essere bloccate dai filtri antispam del destinatario, la fattura elettronica no;
• molte grandi aziende non accettano fatture PDF via e-mail;
• il destinatario deve investire in una soluzione di scansione per interpretare automaticamente le fatture PDF;
• minori informazioni (minori campi) vengono interpretate con la scansione rispetto alla fattura completamente elettronica;
• gli studi dimostrano che la probabilità che una fattura PDF scansionata venga interpretata senza errori è solo del 34,7%, il che implica un’elevata perdita di tempo in controlli.