L’archiviazione sostitutiva è il procedimento attraverso il quale è possibile soddisfare gli obblighi di conservazione dei documenti analogici tramite le rispettive copie informatiche. Il riferimento normativo a tal proposito va individuato nel d. lgs. n. 82 del 2005, che corrisponde al Codice Amministrazione Digitale, secondo il quale gli obblighi di conservazione dei documenti e di esibizione degli stessi possono essere soddisfatti tramite dei documenti informatici nel caso in cui le procedure che si seguono assicurino la completa conformità agli originali e alle linee guida. Il sistema di conservazione dei documenti informatici deve garantire la reperibilità, la leggibilità, l’autenticità, l’affidabilità e l’integrità degli stessi.
Chi è il responsabile della conservazione?
I sistemi di archiviazione sostitutiva devono essere gestiti da una figura ad hoc, quella del responsabile della conservazione, a cui spetta il compito di decidere se affidare la conservazione sostitutiva ad altri soggetti, siano essi privati o pubblici, in modo parziale o totale, o se eseguirla direttamente nel contesto della struttura organizzativa del soggetto titolare dei documenti. Nel primo caso, gli enti a cui ci si rivolge devono essere in grado di assicurare delle garanzie adeguate sia dal punto di vista tecnologico che sul piano organizzativo: è il caso delle realtà che sono accreditate presso l’Agenzia per l’Italia digitale come conservatori.
Le normative italiane
L’ordinamento italiano prevede una grande varietà di circostanze nelle quali è richiesta la conservazione obbligatoria di documenti su cui siano riportati dati, fatti o atti che sono ritenuti rilevanti sotto il profilo giuridico. Ma a chi spetta l’obbligo di conservazione? Di solito è del soggetto che ha generato il documento, ma in altri casi la responsabilità è di chi deve custodire quel documento per legge. Nel caso in cui non vi sia un regolamento che impone la conservazione, la stessa può essere eseguita con finalità probatorie o per motivi di opportunità. Tale discorso può essere esteso anche ai documenti informatici: ovviamente in questo caso per una conservazione sostitutiva appropriata c’è bisogno di procedure adeguate ai formati.
La conservazione elettronica
A differenza di quel che accade in un contesto cartaceo, quando si valutano i criteri da rispettare per la conservazione dei documenti in ambiente digitale non si deve tenere conto del tipo di supporto, ma ci si deve basare sul presidio del contenuto: ciò vale anche nel caso dell’archiviazione sostitutiva. Per i documenti informatici, pertanto, la conservazione elettronica si configura come un processo che sfrutta soluzioni informatiche per garantire il mantenimento del valore giuridico sul lungo periodo e per fare sì che i documenti informatici che vengono conservati siano sempre accessibili e possano essere letti.
Come funziona
Entrando più nel dettaglio, la conservazione elettronica deve considerare sia la logical preservation che la bit preservation: la prima corrisponde alla possibilità di usare e di capire le informazioni presenti nei documenti anche in futuro; la seconda ha a che fare con il mantenimento dei bit nelle stesse modalità in cui erano state registrate in origine. I documenti informatici non sono solo immagini digitali di documenti cartacei che sono stati scansionati e nemmeno pdf: nel novero dei documenti informatici rientrano tutti i flussi informativi che riguardano dati che hanno una rilevanza sul piano giuridico, una volta che essi sono stati resi immodificabili e statici. La prospettiva che viene adottata, dunque, è multicanale e dinamica.
Dal 27 gennaio del 2018, per l’accreditamento è necessario rispettare le prescrizioni contenute nell’articolo 29 del CAD. La Circolare 65/2014 richiede la valutazione di conformità, basato su un certificato che deve essere presentato dal conservatore accreditato almeno una volta ogni due anni per attestare che il sistema di conservazione elettronica sia conforme con i requisiti individuati dall’Agenzia in termini organizzativi e tecnici.